Obligations comptables en TPE : les maîtriser haut la main

Respecter toutes les règles de la comptabilité peut sembler complexe aux entrepreneurs dont ce n’est pas la spécialité. D’ailleurs, souvent, ils en ignorent la majorité du contenu. Pourtant, c'est important de suivre la réglementation afin d'éviter notamment les risques fiscaux. Alors, comment faire pour maîtriser les obligations comptables en TPE ? Comment s'organiser pour se faire aider ? Quels outils choisir pour faciliter le travail administratif ? Comment définir une obligation comptable pour TPE ? Bobbee by Agiris vous donne les clés pour un suivi serein de la conformité comptable. 

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Comment définir une obligation comptable pour TPE ? 

 Tous les chefs d'entreprise en France doivent se conformer à des règles précises relatives à la comptabilité.

Qu’est-ce qu’une obligation comptable pour un professionnel ? 

Ces obligations prévues par le Code de commerce sont de plusieurs ordres :

• modalités d'enregistrement des pièces dans la comptabilité ;
• formalisme pour la création des factures ;
• règles d'évaluation des actifs et des passifs ;
• principe de prudence dans l'établissement des comptes (provisions pour dépréciation et provisions pour risques) ;
• obligation de réaliser un inventaire physique annuel pour les stocks et les immobilisations ;
• tenue de livres comptables avec le livre-journal et le grand livre ;
• présentation des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable) ;
• établissement de la déclaration fiscale appelée liasse fiscale ;
• conservation des livres comptables et des justificatifs pendant 10 ans.

Tous ces processus et documents obligatoires dépendent de la taille de l'entreprise et du régime fiscal applicable. Nous avons détaillé ces règles dans une fiche pratique sur les obligations comptables des TPE. Vous y trouverez les modalités, tant pour le régime du réel normal, le régime réel simplifié que celui de la micro-entreprise.

Quelles sont les grandes lignes des obligations à respecter sur le plan de la comptabilité ? 

Le niveau et le contenu des obligations comptables des TPE dépendent du régime fiscal ainsi que de la taille de l’entreprise. Référez-vous à notre fiche pratique citée précédemment pour connaître les seuils de chaque régime. 

Régime réel normal d’imposition

La comptabilité d’engagement est obligatoire. L’entrepreneur doit enregistrer toutes les opérations comptables de façon chronologique, et pas seulement les mouvements de trésorerie. Il doit établir des comptes annuels complets à la clôture de chaque exercice et effectuer un inventaire des actifs une fois par an. Pour les sociétés, les résultats financiers font l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce chaque année.

Régime réel simplifié d'imposition

Les entreprises soumises à ce régime doivent se conformer aux mêmes obligations comptables, mais certaines bénéficient de mesures d’allègement. Dans ce cas, elles peuvent notamment se contenter d’une comptabilité de trésorerie.

Ces simplifications concernent les TPE qui ne dépassent pas deux des trois seuils prévus expressément par la loi :

• chiffre d’affaires inférieur à 900 000 euros ;
• total bilan inférieur à 450 000 euros ;
• effectif maximum de 10 salariés.

Régime fiscal de la micro-entreprise

Ce régime bénéficie d’obligations administratives peu importantes. L’auto entrepreneur n’est pas contraint de tenir une comptabilité complète. Il doit juste réaliser un suivi chronologique des ventes encaissées, voire des achats payés, s’il effectue des opérations commerciales du type négoce.

Comment distinguer les obligations comptables des TPE de leurs obligations fiscales ?

Les deux types d'obligations sont liés pour les entreprises françaises, mais la comptabilité et la fiscalité disposent de leurs propres règles.

La déclaration fiscale des résultats part de la comptabilité

L’imposition des résultats d’une entreprise conduit à déterminer le montant des revenus (pour la micro-entreprise) ou des bénéfices (pour les autres professionnels) qui servent au calcul de l’impôt. Pour les entrepreneurs individuels, ils paient ensuite l’impôt sur le revenu (IR), alors que les sociétés s’acquittent de l’impôt société (IS).

Pour déterminer ce bénéfice fiscal, les entreprises soumises au réel normal ou simplifié doivent établir une déclaration fiscale appelée également liasse fiscale. Ce document comporte de nombreux tableaux issus de la comptabilité. Il comprend aussi le calcul du résultat fiscal, qui part du résultat comptable auquel s'ajoutent divers ajustements. Il s’agit notamment de déductions ou réintégrations fiscales, afin de bâtir cette table de passage de la comptabilité vers la fiscalité.

Par exemple, certaines dépenses payées par l'entreprise et déduites du résultat comptable ne sont pas déductibles du résultat fiscal pour le calcul de l'impôt. C’est le cas, entre autres, de la taxe sur les véhicules de tourisme (TVS) pour les entreprises à l’IS.

Les principales obligations fiscales s’insèrent dans les processus comptables

Pour tous les montants admis en produits ou en charges du résultat fiscal, ils suivent la règle applicable en comptabilité pour chaque nature de transaction. Par exemple, les modalités d’évaluation de vos stocks pour le bilan comptable doivent aussi respecter les principes fiscaux. Cela évite de devoir retraiter en outre ce type de poste dans la liasse.

Ce fonctionnement peut sembler complexe et un peu délicat à manipuler dans les petites entreprises. C’est pourquoi l’appui d‘un expert-comptable s’avère judicieux dans les TPE. Il maîtrise parfaitement toutes ces obligations et vous épargne les faux pas.

Vos factures doivent être conservées 10 ans. Êtes-vous vraiment en règle ?

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Pourquoi la tenue de la comptabilité exige-t-elle de recourir à un expert-comptable ?

Même si vous pensez bien connaître les règles comptables, restez prudent. Faire sa comptabilité soi-même comporte des risques, d’autant plus que la législation évolue régulièrement et que la fiscalité présente sa propre complexité. Rien n’oblige à recourir à un expert-comptable pour établir son bilan, mais, dans les faits, c’est plus que recommandé pour une TPE, quelle que soit son activité.

Absence de compétences comptables suffisantes en général au sein de la TPE

Les petites entreprises ne disposent généralement pas de toutes les compétences nécessaires à une tenue complète de la comptabilité, sans oublier l’établissement des déclarations fiscales. En outre, elles ont besoin d’un tel appui seulement quelques heures par semaine. Mieux vaut, dans de telles sociétés, s’équiper d’outils pour collaborer avec un professionnel de la comptabilité, notamment pour les opérations de pré-comptabilité. Ce processus exige un logiciel de dématérialisation pour toutes les tâches administratives en amont de la comptabilisation. Il prend en charge l’alimentation et la lecture des factures, justificatifs et pièces, en vue de leur saisie automatisée dans la comptabilité.

Interdiction de sous-traiter les obligations comptables et fiscales à un prestataire non inscrit à l’OEC

Notez bien que sous-traiter la tenue de la comptabilité à un indépendant non qualifié est interdit. Seuls les experts-comptables inscrits à l’Ordre (OEC) sont autorisés à faire ces travaux qui relèvent d’une profession réglementée. Donc, la TPE qui ne dispose pas de comptable salarié capable de mener ces tâches, doit impérativement recourir à un cabinet d'expertise comptable. C’est le cas, que vous soyez soumis aux règles du bilan comptable simplifié ou pas.

L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable peut coûter cher. Des sanctions pénales existent, avec une amende de 15 000 euros pour la personne qui réalise à tort la comptabilité, ainsi qu’un an d’emprisonnement. Quant à sa société, elle risque aussi 75 000 euros d’amendes.

Quels sont les bénéfices induits par la conformité comptable dans une TPE ?

Comme dans de nombreux domaines, se conformer aux règles et lois évite bien des ennuis. C’est parfois compliqué de s’y retrouver dans tous les réglementations et textes, mais si vous y parvenez, vous avancez plus sereinement.

Le respect des règles comptables pour un respect des règles fiscales

Comme expliqué, le fonctionnement de la comptabilité et de la fiscalité sont imbriqués. Plus les petites entreprises respectent les obligations comptables, plus grande est leur chance d’être conforme sur le plan fiscal.

D’ailleurs, un des pires risques que court un entrepreneur sur le plan fiscal correspond au rejet de comptabilité. En cas de contrôle fiscal, la vérification de comptabilité peut détecter des irrégularités qui empêchent de s’en servir pour déterminer la base d’imposition.

Une comptabilité claire et sincère pour les tiers

Tout comme les irrégularités, le manque de transparence et de clarté dans l’établissement des comptes peut conduire au rejet de comptabilité. Dans ce cas, l’inspecteur considère que les comptes de l’entreprise manquent de valeur probante, ce qui revient à remettre en cause leur sincérité.

En outre, les états financiers servent à rassurer et renseigner les tiers, soit les clients, les fournisseurs, les banques, etc. Ces documents comptables obligatoires ressemblent à un livre dont la lecture doit apporter des réponses claires à tous ces partenaires de la TPE ou PME. Ces derniers peuvent avoir besoin d‘évaluer la solvabilité d’une structure selon leur bilan comptable.

Ils cherchent parfois à vérifier dans le compte de résultat que l’entreprise est rentable ou sur le point de le devenir. Des comptes non sincères les conduiraient à une mauvaise appréciation, ce qui pourrait entraîner des décisions erronées, par exemple dans une banque.

La conformité aux règles comptables pour une gestion sereine de l’entreprise

Maîtriser les risques fiscaux contribue à rendre l'entrepreneur plus serein dans le développement de son entreprise. Il ne craint pas les vérifications de comptabilité, car il sait qu’il dispose de professionnels experts dans le domaine et qui l’aident au quotidien à éviter les erreurs. En outre, il prend ses décisions pour la gestion de ses affaires sur des données chiffrées fiables et objectives. Il converse avec ses partenaires, banquiers, clients ou fournisseurs, sur des bases saines.

Une régularité des enregistrements au fil de l’eau en vue de décisions optimisées

Le respect des obligations comptables en TPE signifie aussi établir ses comptes de façon fluide et régulière, sans à-coups. Une bonne organisation, avec la digitalisation de la comptabilité en collaboration avec son cabinet, permet de tenir ses comptes en temps réel. C’est la meilleure manière de disposer des données et indicateurs rapidement, notamment au travers d’un tableau de bord d’entreprise partagé.

Quels types d’outils facilitent à la fois le pilotage de la comptabilité, de la fiscalité et de la performance ?

Entrepreneur en TPE, vous vous demandez comment vous organiser pour respecter vos obligations comptables ? En plus du recours à un professionnel assermenté, l'expert-comptable, vous pouvez adopter des outils communs avec lui. Cela améliore la collaboration, surtout à l’heure de la dématérialisation comptable.

Les outils de dématérialisation pour passer du papier aux fichiers

Dématérialiser la comptabilité signifie passer de tâches administratives au format papier à un fonctionnement numérique, à base de fichiers. Le fait d’abandonner la manipulation du papier dans les entreprises simplifie le travail, le rationalise et réduit le risque d’erreurs.

Avec une plateforme de dématérialisation, l’entrepreneur de TPE peut valider, archiver et consulter tout document stocké sur un espace en ligne, partagé avec son cabinet comptable. Il oublie les photocopies qui deviennent inutiles. Il transmet ses notes de frais pour la comptabilité en quelques clics, accompagnés de justificatifs photographiés. Ce fonctionnement lui fait gagner du temps. Il évite de reporter à la fin du mois le classement des pièces et leur transmission au cabinet comptable.

Des solutions de gestion des factures électroniques qui arrivent dans les petites entreprises aussi

La dématérialisation commence par des systèmes de scan des factures fournisseurs qui arrivent au format papier. Ensuite, le logiciel lit ces pièces et sait extraire les informations essentielles pour leur comptabilisation automatique.

L’autre mode qui se développe, c’est la facture directement émise au format électronique. De nouvelles obligations arrivent en France en 2026 et 2027. Ainsi, la facturation électronique devient obligatoire pour les transactions entre professionnels assujettis à la TVA. Avec ces formats numériques, dont Factur-X, les TPE bénéficieront des mêmes avantages que les plus grandes entreprises.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent choisir une plateforme agréée impérativement avant septembre 2026, comme eFacture d’Agiris. C’est indispensable pour respecter les obligations comptables et fiscales en matière de :

• réception des factures fournisseurs au format électronique (au plus tard en septembre 2026) ;
• transmission des factures aux clients (au plus tard en septembre 2027 pour les TPE) ;
• transmission des données exigées par l’administration fiscale au portail public de facturation, soit l’e-invoicing et le e-reporting.

Les plateformes collaboratives partagées par l’entrepreneur et son cabinet comptable

En parallèle de ces outils de dématérialisation obligatoire, les petites entreprises bénéficient de services digitaux pour collaborer facilement avec leur expert-comptable. Avec une plateforme partagée, il devient possible d’échanger des informations, documents et pièces justificatives. Le chef d’entreprise peut aussi y poser ses questions en ligne.

En retour, il consulte son tableau de bord en ligne et ses indicateurs clés. Ce mode de fonctionnement permet de renforcer la collaboration. Il facilite la lecture et la compréhension des états financiers, ainsi que le pilotage du business. Tout ceci contribue à améliorer le respect des obligations comptables et fiscales. C’est exactement ce que vous propose bobbee by Agiris. Cette plateforme, conçue d’abord pour l'entrepreneur et la gestion de son activité, réduit la distance entre lui et son expert-comptable.

bobbee by Agiris, la solution tout-en-un pour tout piloter, y compris ses obligations comptables

Notre logiciel bobbee est une plateforme collaborative conçue pour les besoins de gestion des TPE et PME en premier lieu. Centré sur les chefs d’entreprise avant tout, il se partage avec les experts-comptables. C’est donc un outil mixte qui sert à la fois à piloter une activité comme à respecter ses obligations comptables. Il enlève de la charge mentale aux entrepreneurs sur la partie administrative, comptable, fiscale et financière.

Finalement, avec bobbee, vous suivez votre chiffre d’affaires, vos coûts, votre trésorerie, vos marges, etc., sans vous soucier trop des démarches obligatoires, tant pour établir le bilan que la liasse fiscale. Pour découvrir les fonctionnalités de bobbee by Agiris, téléchargez notre plaquette produit.