État de rapprochement avec la comptabilité : notre guide complet

Lire son compte de banque reste insuffisant pour suivre vraiment les performances de son activité. De l’autre côté, la comptabilité ne vit pas non plus en vase clos, indépendamment des transactions bancaires. L’entrepreneur doit rapprocher les deux sources d’information, grâce à des logiciels de comptabilité, avant de finaliser ses états financiers annuels ou une situation mensuelle. Connaissez-vous la notion d’état de rapprochement avec la comptabilité ? Savez-vous la différence entre ce processus et le lettrage comptable ? Comment s’y prendre étape par étape et avec quel outil ? Voilà ce que ce guide vous explique sur la réconciliation bancaire.

Quelles sont les informations importantes à comprendre sur le rapprochement avec la comptabilité ?

Rapprocher la comptabilité et la banque correspond à un processus plus que recommandé pour établir des comptes d’entreprise. C’est une méthode implacable qui présente de nombreux avantages. Vous ne devez pas la confondre avec le fait de réaliser un lettrage des comptes comptables.

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Quel est l'objectif d’un état de rapprochement avec la comptabilité ?

« Rapprochement bancaire » est un synonyme de cette notion. Cela revient à effectuer une comparaison des informations entre la comptabilité et la banque. Plus précisément, chaque compte 512 de banque fait l’objet d’une analyse par rapport au relevé bancaire de l’établissement financier en question. Si votre entreprise dispose de trois banques, vous devez réaliser trois rapprochements. L’objectif consiste à vérifier que tout est cohérent, en banque comme en comptabilité, et que les écarts éventuels sont justifiés au centime d’euro près.

Quelle est la différence entre le pointage ou le lettrage comptable et le rapprochement bancaire ?

D’une part, le lettrage de compte s’effectue au sein de la comptabilité uniquement. Il vise à le nettoyer, pour une lecture plus simple, soit à relier des sommes au débit et au crédit qui se soldent entre elles. Par exemple, dans un compte client, vous affectez une lettre de l’alphabet à une facture (au débit) et aussi à son règlement (au crédit). Ces deux marques dans le compte se soldent.

Vous pouvez alors consulter uniquement les écritures non lettrées (soit, sans lettre affectée). Elles expliquent le solde à l'instant T. Par exemple, pour un compte client, il reste généralement les factures non échues et celles en retard de paiement.

D’autre part, cette notion de lettrage ou de pointage « débit et crédit » d’un compte n’existe pas pour le compte de banque 512. En effet, il enregistre des opérations financières chronologiques et sans rapport entre elles. Vous ne pouvez jamais rapprocher au sein du compte 512 un montant au débit d’un autre montant au crédit.

Aussi, la seule manière de contrôler ce poste de la comptabilité revient à le justifier par un document externe, soit le relevé de banque. Or, des décalages existent parfois entre comptabilité et flux bancaires. C’est donc important de justifier les écarts, en réconciliant les deux sources d’information.

Quels avantages présente un processus de rapprochement bancaire dans une entreprise ?

Réaliser un état de rapprochement entre la comptabilité et la banque comporte plusieurs atouts :

• s’assurer de l’exhaustivité des écritures de banque en comptabilité, notamment les frais bancaires ou les prélèvements bancaires ;
• identifier des erreurs ou anomalies, comme des montants erronés ou des écritures saisies à l’envers ;
• repérer les décalages entre comptabilité et banque, par exemple pour des chèques émis à des fournisseurs et toujours non déposés à la banque ;
• vérifier que des mouvements significatifs tant au débit et au crédit ne manquent pas en comptabilité, même si le solde de ces différents flux reste très faible.

Comment réaliser un état de rapprochement bancaire avec un logiciel de comptabilité ?

Pour effectuer un tel rapprochement entre comptabilité et banque, la méthode à suivre reste identique, tant à la clôture comptable que chaque mois. Elle exige de respecter des étapes et de réunir certains justificatifs et documents.

Quelles sont les étapes pour un rapprochement de la banque avec la comptabilité ?

• Terminer l’enregistrement comptable dans le logiciel de toutes les opérations de la période, soit les factures de vente et d’achat, la paie, les encaissements et les décaissements.
• Repérer le solde du compte « 512 - banque », à l’issue de ces saisies.
• Récupérer le relevé de compte de la banque, et identifier le solde du compte ainsi que les mouvements du mois, au débit comme au crédit.
• Imprimer l’extrait du compte 512 de la comptabilité pour la même période.
• Ressortir l’état de rapprochement bancaire de la période précédente.
• Vous munir aussi des autres justificatifs pour les mouvements de trésorerie, comme les remises en banque de chèque ou d’espèces.
• Réaliser un pointage exhaustif de chaque somme comptabilisée dans le compte 512 avec le compte de banque et dégager les sommes en écart. Elles existent seulement dans un des deux systèmes, mais pas dans les deux.
• En cas d’écritures manquantes en comptabilité et liées à la période examinée, corriger la comptabilité, ce qui conduit à modifier le solde du compte 512.
• Établir un tableau de synthèse de la réconciliation réalisée, en partant d’un modèle de rapprochement bancaire. Ce tableau démarre par le solde de fin de période qui figure sur le relevé bancaire. En bas du document, après la table de passage détaillée ligne à ligne, vous comparez les soldes comptables et bancaires corrigés.

Exemple de rapprochement bancaire sur la base d’un tableau modèle

Même si l’état de rapprochement avec la comptabilité ne représente pas une obligation comptable en TPE, il est fortement recommandé de procéder à cette vérification. Voici un modèle de tableau pour formaliser l’état de rapprochement avec la comptabilité.

N’oubliez pas qu’un débit en banque correspond à un crédit en comptabilité et inversement.

Dans cette entreprise, ce premier jet de la réconciliation bancaire met en évidence des sommes non comptabilisées. Elles sont à saisir sur la période de décembre. Ensuite, le tableau est à modifier, afin de tenir compte des écritures passées.

Ce rapprochement montre aussi qu’un fournisseur n’a pas encaissé un chèque émis par l’entreprise depuis presque 15 mois. Cela excède donc le délai de validité d’un chèque, soit 1 an et 8 jours. Cette société peut donc procéder à l’annulation comptable de ce chèque.

Pourquoi éviter de réaliser manuellement son rapprochement bancaire ?

Si votre entreprise présente de nombreuses opérations ou transactions financières, vous percevez bien le travail que constitue un pointage ligne à ligne de chaque montant, en comptabilité et sur le compte bancaire. Non seulement c’est une tâche chronophage, même sur Excel, mais un tel contrôle peut vite comporter des erreurs. Le manque de précision dans la réalisation du rapprochement peut rendre l’exercice inefficace, car vous aboutissez à un écart inexpliqué. Vous pouvez alors reprendre tout le pointage des enregistrements comptables comme bancaires. Bon courage !

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Comment importer automatiquement les relevés bancaires pour faciliter un état de rapprochement ?

Cette méthode manuelle, autrefois pratiquée par le comptable chaque mois et à la fin de l'exercice, a désormais disparu. Les logiciels utilisés par les entreprises, comme par leurs experts-comptables, apportent du confort pour l’opération de réconciliation. D’une part, ils permettent parfois d’importer automatiquement les transactions bancaires, sans saisir à la main les montants sur un tableur Excel, par exemple.

D’autre part, ils proposent une solution de rapprochement semi-automatique des montants entre comptabilité et banque. Des règles sont à paramétrer pour expliquer au logiciel comment opérer. Cela peut s’effectuer sur la base d’un couple « montant et référence de la facture » pour les encaissements clients reçus. Pour les paiements fournisseurs, c’est aussi le montant associé à la référence du virement ou numéro de chèque qui peut servir à réconcilier les sommes. Avec ce système, il vous reste beaucoup moins de mouvements à vérifier manuellement.

Comment choisir ses outils pour rapprocher les écritures de banque de celles de la comptabilité ?

Pour bien effectuer son choix parmi les outils comptables proposés, l’entrepreneur doit analyser ses besoins précis actuels et à venir. Il liste toutes les fonctionnalités importantes pour le suivi administratif et financier. Suivi du stock en comptabilité, gestion des immobilisations, création et envoi des notes de frais en comptabilité, rapprochement bancaire, etc., voilà quelques préoccupations à prendre en compte pour se décider.

 Quels outils facilitent la création d’un état de rapprochement comptable ?

Vous l’aurez compris, avec notre exemple précédent, ainsi que le tableau, le tableur Excel peut servir à réaliser la réconciliation de la comptabilité et d’un compte bancaire. Toutefois, ce n’est pas la meilleure méthode pour cette tâche régulière. L’autre solution revient à utiliser un logiciel comptable qui intègre ce type de contrôle.

Vous pouvez aussi décider de confier ce travail de rapprochement bancaire à votre expert-comptable. Il dispose de logiciels comptables pour automatiser la réconciliation périodiquement. Mais, il ne réalise pas ce service pour vous en temps réel.

La dernière et meilleure option consiste à devenir autonome au quotidien. Beaucoup de logiciels pour bilan comptable comportent des fonctionnalités de réconciliation bancaire. Ils offrent la collecte automatique des flux bancaires, grâce à des connecteurs appelés API. Ils comprennent des processus de réconciliation automatique de ces transactions financières avec la comptabilité. Souvent, ils proposent plus que le rapprochement bancaire, avec des services autour de la gestion de la trésorerie. Ainsi, vous améliorez la visibilité sur la marche financière de votre entreprise.

Que vous offre Agiris pour le rapprochement bancaire ?

Les logiciels de comptabilité d’Agiris prennent en compte ce besoin de réconciliation entre les comptes de banque en comptabilité et les données bancaires. Voici deux solutions différentes que nous mettons à votre disposition. Partagées entre l’entreprise et son expert-comptable, elles comportent des outils pour cette tâche :

• Le logiciel ISACOMPTA. Vous pouvez visualiser la manière dont ce logiciel comptable vous propose de réaliser votre rapprochement entre comptabilité et banque, soit manuellement, soit avec un assistant. Pour bénéficier de cette aide, vous devez activer l’assistant de rapprochement.
• Le logiciel bobbee by Agiris. Il transforme la relation entre vous et votre cabinet comptable. Vous collectez en quelques clics tous les flux bancaires et les flux de paiement. Vous disposez d’une réconciliation de la comptabilité et de la banque optimisée. Tout cela s’effectue en temps réel.

Le rapprochement entre les soldes de la comptabilité et ceux de la banque reste un exercice facultatif, mais fortement recommandé dans les entreprises. Pour identifier des erreurs dans le traitement des opérations en cours d’année ou à la clôture du bilan, ce processus vous rend service. Il vous aide à piloter votre business. Souvent, les logiciels comptables actuels ajoutent des fonctionnalités de gestion de trésorerie en temps réel. Agiris vous offre ce type d’outil sous plusieurs formes, afin d’améliorer votre autonomie pour le suivi financier de l’entreprise au quotidien. Nous vous proposons de découvrir plus en détail notre gamme de logiciels de gestion pour TPE-PME.