Obligation RH de l’entreprise en 2025 : où en êtes-vous exactement ?

Vous disposez d’un ou plusieurs salariés dans votre entreprise en 2025 ? Même si l’effectif a une incidence sur vos obligations sociales, dès le premier collaborateur embauché, vous devez respecter la réglementation et rester en conformité avec le Code du travail.

L’obligation RH en entreprise revêt beaucoup d'importance. Payer correctement chaque rémunération, déclarer les bons montants aux organismes sociaux ou inclure les clauses légales ou conventionnelles dans les contrats de travail, voilà quelques enjeux. Il s'agit aussi d’éviter les risques en matière de santé ou de sécurité, de veiller à l’égalité, d’améliorer la formation et les compétences du personnel, etc.

Comment vous situez-vous sur l’échelle de cette obligation RH ? Comment mener au mieux ces missions autour de la gestion du personnel, sans formation approfondie et sans empiéter sur le cœur de votre activité professionnelle ? Cet article fait le point sur tout ce que vous devez maîtriser en matière de ressources humaines.

Une obligation RH en entreprise aux contours multiples

Se lancer dans l’entrepreneuriat et embaucher des collaborateurs demande du courage, de la pugnacité et de la résilience. Le droit du travail en France comporte de nombreuses obligations RH qui peuvent devenir des pièges si vous ne maîtrisez pas bien les dossiers.

Que vous disposiez d’un gestionnaire de paie en interne de l’entreprise pour 50 salariés ou que vous réalisiez seul toutes les tâches pour quelques salariés, votre responsabilité d’employeur est identique.

La gestion des RH recouvre une quantité de tâches conséquente et dans des domaines multiples :

• Gestion des contrats (CDI, CDD, saisonnier, apprentissage, etc.), conformément au droit du travail, aux conventions collectives et accords d’entreprise.
• Gestion des effectifs, des entrées et des sorties, avec la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), et la planification des ressources dans l’entreprise.
• Gestion des heures travaillées et des heures d’absence, justifiées et injustifiées (heures normales, contingent des heures supplémentaires, accidents du travail, congés, RTT, maladies, etc.).
• Gestion de la paie avec l’établissement des bulletins de salaire, leur diffusion, leur archivage, notamment dans un coffre-fort électronique.
  Gestion des déclarations sociales et paiement des cotisations, mais aussi du PAS (prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu).
• Gestion des compétences et des carrières ainsi que du plan de formation et réalisation des entretiens individuels et professionnels obligatoires, sans oublier les recrutements.
• Gestion de l’information obligatoire dans l’entreprise, de la sécurité et de la santé au travail (dont l’affichage) ;
• Gestion des relations avec les représentants du personnel dans l’entreprise (CSE et délégué syndical notamment).

Des obligations RH qui dépendent notamment de l’effectif des entreprises

Non seulement les domaines où les ressources humaines doivent agir sont très vastes, mais, en plus, les exigences réglementaires varient en fonction de la taille de l’entreprise. Les employeurs de TPE et PME doivent tenir compte de ces données en cas de développement de l’activité, notamment lors du franchissement de seuils d’effectifs.

Quelles sont les obligations sociales des entreprises de moins de 10 salariés ?

L’employeur doit respecter les obligations RH suivantes :

• mise à disposition des salariés du DUERP ou DUER, le document unique d’évaluation des risques professionnels ;
• établissement chaque mois de la DSN, la déclaration sociale nominative ;
• déclaration d’emploi des travailleurs handicapés chaque mois, intégrée à la DSN ;
• paiement des cotisations, mais aussi de la contribution à la formation professionnelle (CFP) au taux de 0,55 % ;
• paiement de la contribution FNAL (Fonds national d’aide au logement), soit le taux de 0,10 % appliqué sur la rémunération inférieure au plafond de la Sécurité sociale ;
• paiement du forfait social de 20 % sur les cotisations salariales de retraite complémentaire (versées pendant les 6 premiers mois d’un congé pour événement familial), sur les jetons de présence ainsi que sur les rémunérations du mandat social.

Quelles sont les exigences sociales pour une entreprise de 11 à 19 salariés ?

En plus des obligations qui existent pour les structures de 10 salariés au plus, s’ajoutent :

• Mise en place d’un comité social et économique (CSE) en cas de franchissement des 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.
• Mise en place obligatoire d’un dispositif de partage de la valeur, conformément à la loi du 29 novembre 2023. Il peut s’agir d’une prime de partage de la valeur, de participation, d’intéressement ou d’un abondement de l’entreprise (PEE, Perco ou PER collectif).
• Versement d’une contribution patronale supplémentaire, la mobilité transport, si l’effectif atteint les 11 salariés pendant 5 ans consécutifs.

Notez également que le taux de contributions augmente pour la CFP. Il passe à 1 % après le franchissement du seuil de 11 employés pendant 5 ans consécutifs.

Quelles sont les exigences RH pour une entreprise de 20 à 49 salariés ?

S’ajoute aux obligations prévues pour les seuils inférieurs le paiement du forfait social au taux de 20 % sur la prévoyance complémentaire. Il s’applique sur la part exonérée de cotisations de Sécurité sociale, si le seuil de 11 salariés est atteint ou franchi pendant 5 ans consécutifs.

Quelle obligation RH pour un effectif compris entre 50 et 199 salariés ?

Les entreprises de cette taille doivent, en plus des obligations précédentes :

• Rédiger un règlement intérieur si l’effectif atteint 50 personnes pendant 12 mois en continu.
• Mettre en place un CSE par établissement distinct (loi du 29 mars 2018 qui ratifie les ordonnances Macron).
• Offrir une salle de restauration.
• S’acquitter de la participation à l’effort de construction (PEEC), dite aussi le “1 % logement”, si l’effectif atteint 50 personnes pendant 5 ans consécutifs.
• Payer la cotisation FNAL au taux de 0,50 % et sur toutes les rémunérations brutes, si l’effectif atteint 50 salariés pendant 5 ans de suite.
• Mettre en place un accord de participation aux bénéfices, si l’effectif atteint 50 employés durant 5 ans à suivre.
• Paiement du forfait social de 20 % sur la participation aux résultats et sur les abondements de l’employeur aux plans d’épargne salariale.

Quelles sont les obligations sociales au-delà de 200 salariés ?

En plus de ce qui s’applique aux entreprises de 50 à 199 salariés, ces structures doivent :

• mettre en place un CSE par établissement, si la structure en comporte au moins deux, ainsi qu’un CSE central ;
• fournir et aménager un local syndical aux représentants syndicaux ;
• paiement du forfait social sur les primes d’intéressement, en cas de franchissement de 250 salariés ;
• paiement de la taxe d’apprentissage à partir de 250 salariés, voire, dans certains cas, de la CSA (contribution supplémentaire d’apprentissage).

Respect de l’obligation RH : des enjeux majeurs pour l’employeur

Avec ces informations sur les exigences RH, vous apercevez la complexité de la gestion sociale et fiscale de chaque salaire en entreprise. Ces éléments doivent entrer dans les bonnes pratiques, notamment au moment de faire chaque fiche de paie.

Un enjeu financier pour les entreprises : payer les rémunérations et les cotisations pour leur juste montant

La gestion correcte de la paie comporte d’abord un enjeu financier. Le règlement exact des salaires, tout comme des cotisations, suppose de bien maîtriser les règles, assiettes, tranches, taux, etc.

Surpayer revient à générer des surcoûts financiers pour les employeurs. En outre, c’est toujours délicat de réclamer aux employés un trop versé.

Sous-payer un salarié ou un organisme social fait courir le risque de complications. Toutes ces situations vous obligent à modifier une fiche de paie, corriger vos déclarations sociales, etc. N’oubliez jamais que les salariés peuvent contester leur bulletin de paie auprès des prud’hommes. C’est même le cas pour des erreurs sur les mentions obligatoires sur la fiche de paie.

Un enjeu réglementaire pour éviter les redressements fiscaux ou sociaux

Le respect de vos obligations RH en entreprise doit vous aider à réduire les risques en cas de contrôle social (Urssaf) ou de contrôle fiscal. Les erreurs classiques sur la fiche de paie sont à éviter absolument. Plusieurs peuvent conduire à remettre en cause vos déclarations sociales. Par ricochet, les salariés pourraient voir leur impôt sur le revenu impacté également. En outre, ces redressements s’assortissent de pénalités.

Un enjeu pour la communication : maintenir des relations sociales sereines, transparentes et de confiance

Le respect des obligations RH contribue donc à la prévention des risques et des contestations. Il participe à la bonne gestion financière de l’entreprise. Mais, c’est aussi l’assurance de fonctionner en toute transparence et en confiance avec les salariés. Les bulletins de salaire et les déclarations sociales font partie des documents sensibles. C’est une source d’informations régulières entre l’employeur et l’employé qu’il vaut mieux soigner.

Comment se mettre en conformité avec la réglementation sociale sans embaucher de DRH ?

Toutes ces obligations sont source d’angoisse ou de préoccupation pour beaucoup d’employeurs, surtout dans les petites structures. Pourtant, reprendre le contrôle de la paie et évacuer le stress réglementaire est possible, à condition de s’équiper.

Externalisation de la gestion de la paie et des contrats de travail

Les employeurs qui disposent de quelques salariés ont tout intérêt à recourir à un cabinet d’expertise comptable pour gérer le personnel. C’est aussi l’assurance d’une meilleure conformité au droit du travail. Ils peuvent ainsi se consacrer au cœur de leur activité professionnelle, sans devoir suivre de formation approfondie sur les 7 étapes d’un processus de paie.

Mise en place d’un équipement informatique qui vous soulage dans les tâches RH

Ces experts-comptables disposent généralement d’outils informatiques collaboratifs qu’ils partagent avec leurs clients. Ainsi, les entrepreneurs peuvent y déposer les données variables pour l’établissement des bulletins de salaire, par exemple.

AGIRIS équipe ainsi tant les cabinets que les entreprises avec toute une gamme de logiciels spécialisés pour les RH. En adoptant ce type d’outils, les employeurs réduisent leur stress face aux échéances et évolutions réglementaires. Ils bénéficient de mises à jour régulières et donc d’une veille permanente et automatique en matière de cotisations sociales, de conventions collectives ou de Code du travail.

Ecollaboratrice d’AGIRIS vous assiste pour les ressources humaines

AGIRIS vous propose une plateforme collaborative appelée Ecollaboratrice. L’employeur accède en ligne à toutes les informations concernant ses salariés, leurs bulletins de salaire, les déclarations sociales, les contrats de travail, etc. Cet outil facilite la collecte des données variables de paie, les heures et les absences. Tout se synchronise avec le logiciel de paie ISAPAYE CONNECT.

Les collaborateurs ne sont pas oubliés chez AGIRIS. Ainsi, les salariés apprécient d’établir leurs demandes de congés sur un outil disponible sur smartphone. Ils retrouvent le suivi des entretiens professionnels sur la plateforme. Ils visualisent les plannings des équipes ou les données d’affichage obligatoire.

Pour compléter les outils de collaboration et de communication en ligne, AGIRIS propose aussi son coffre-fort électronique pour les bulletins de salaire. C’est une fonctionnalité zéro-papier désormais légale et qu'affectionnent généralement les employés.

Ne vous laissez pas enfermer seul dans vos obligations sociales

Tout travail mérite salaire, quels que soient l’emploi occupé et le contrat. Encore faut-il calculer la rémunération et régler chaque salarié correctement. La législation sociale en France est complexe. Rédiger parfaitement un contrat de travail n’entre pas dans les pratiques courantes pour les petites entreprises. Les obligations RH de l’employeur s’empilent et évoluent, avec la réglementation, mais aussi en fonction du développement de l’entreprise.

Des solutions existent pour réduire le stress réglementaire. S’équiper de logiciels RH qui collaborent, tant avec l’expert-comptable qu’avec les salariés, vous facilite la vie et vous conduit à adopter les bonnes pratiques RH.