Gestion comptable et financière : objectifs et outils en TPE

Les dirigeants de TPE ont peu de temps disponible dans leurs journées pour se consacrer à la comptabilité et à la gestion financière. C’est tout à fait normal et le cœur de leur expertise se situe en général ailleurs. Pourtant, ce domaine mérite de s’y attarder vraiment, vu les bénéfices qu’apporte un pilotage administratif bien structuré. Vous vous demandez ce que recouvrent les processus de gestion comptable et financière ? Pourquoi cela vaut-il la peine de bien s’organiser ? Comment procéder pour un pilotage optimal, efficace et serein, tant sur le plan des ressources humaines que des outils ? Vous êtes au bon endroit !

Gestion comptable et financière : définition et contours

Toutes les transactions commerciales ou logistiques ainsi que la production de biens comme de services génèrent des écritures comptables et des mouvements financiers. Cela exige de l'organisation.

Définition de la gestion comptable et financière

Ces tâches correspondent à l'ensemble des processus administratifs et financiers de l’entreprise. La gestion de la comptabilité, de la trésorerie et de la fiscalité s’effectue en lien direct avec tous les services de la structure.

C’est une fonction indispensable pour compiler tous les flux financiers et commerciaux, les organiser dans la comptabilité et ensuite les analyser. Ces informations deviennent alors disponibles pour diverses exploitations, tant en interne qu’en externe de l'entreprise (administration fiscale, banques et partenaires).

Que contiennent les processus de gestion financière et comptable en TPE ?

La gestion comptable et financière comporte de nombreux volets, tant pour traiter les données chiffrées que pour les restituer et les exploiter :

• traitement des factures en comptabilité et demain, suivi des statuts de factures pour la facturation électronique ;
• gestion des paiements (encaissements clients et décaissements fournisseurs) ;
• lettrage des comptes ;
• relance client et suivi des litiges et impayés ;
• production de la comptabilité et des états financiers ;
• réalisation des déclarations fiscales et de TVA ;
• archivage des informations dans le respect de la conformité fiscale ;
• calcul d’indicateurs clés ;
• actualisation du tableau de bord de l’entreprise et mise à disposition du dirigeant ;
• établissement des situations de trésorerie et des prévisions de trésorerie ;
• gestion budgétaire avec réalisation de projections pour le résultat d’exploitation et suivi du réel comparé aux objectifs fixés au budget.

Pourquoi le dirigeant de TPE doit-il bien structurer son pilotage financier et comptable ?

Ces processus administratifs et financiers sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Ils répondent à des obligations de conformité, mais aussi à des besoins de pilotage. Pour toutes ces raisons, l’entrepreneur doit s’organiser pour disposer d’un niveau de contrôle optimal.

Limiter le temps passé à la gestion et se concentrer sur le cœur de l’activité professionnelle

Une structuration des processus digne de ce nom réduit la quantité d’heures à consacrer à l’administratif, à chaque étape décrite dans la partie précédente. Le dirigeant de TPE est rarement un professionnel de formation comptable. Ses domaines de compétences se situent ailleurs. Plus il met en place une gestion comptable et financière organisée et fluide, moins il a besoin d’y penser.

Optimiser le suivi de gestion pour prendre des décisions pertinentes en fonction de données chiffrées récentes et justes

La gestion de la comptabilité, en plus de l’établissement des comptes annuels et du respect des obligations fiscales, apporte une quantité d’informations très utiles au quotidien. La dématérialisation comptable se développe depuis quelques années. L’avènement du numérique à la place du papier, contribue aussi à accélérer la sortie des comptes.

Le dirigeant dispose d’indicateurs réguliers pour suivre son tableau de bord d’entreprise, comme tout bon pilote. Cette comptabilité en temps réel, tout au long du mois, donne des informations récentes et indispensables pour prendre les bonnes décisions. En outre, lorsque l’entrepreneur doit rectifier un dysfonctionnement ou une dégradation des résultats, il accède aux éléments bien plus vite qu’avec une organisation traditionnelle et non digitalisée.

Faciliter les projections et l’établissement de scénarios prévisionnels

Pour réaliser des prévisions financières, mieux vaut aussi disposer de données comptables détaillées, récentes et à jour. C’est souvent la solution la plus simple, par rapport à un budget établi en partant d’une feuille blanche (technique BBZ ou budget base zéro). Une bonne organisation comptable et financière intègre donc des fonctionnalités de gestion budgétaire, afin de construire ses prévisions en ligne, en collaboration avec son service ou cabinet comptable.

Montrer son professionnalisme à ses partenaires financiers

Une TPE qui s’organise ainsi sur le plan comptable et financier est capable de produire ses comptes annuels ou ses situations mensuelles rapidement. Elle dispose aussi de reportings de gestion, tant financiers qu’opérationnels, et de prévisions de trésorerie et de résultats.

Voilà des informations qui rassurent un banquier et montrent le professionnalisme de l’entrepreneur. Ces données peuvent également intéresser les partenaires commerciaux, fournisseurs comme clients, selon l’activité réalisée.

Réduire les risques fiscaux et améliorer la conformité dans l'entreprise

Bien sûr, l’optimisation de la comptabilité et du suivi financier sert aussi à respecter la réglementation française, notamment sur le plan fiscal et social. Le chef d’entreprise gagne en sérénité. Il sait qu’il réduit ses risques en cas de contrôle par l’administration.

Comment s’entourer humainement pour optimiser son organisation administrative et comptable ?

Si vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez vous sentir un peu démuni pour optimiser seul cette organisation administrative et comptable. C’est effectivement un processus qui demande de faire appel à un gestionnaire dont c’est l’activité professionnelle, ainsi qu’à des outils adéquats. La bonne nouvelle ? C’est désormais accessible à tous, y compris aux TPE.

Quelle formation privilégier pour devenir gestionnaire comptable et financier ?

La première option consiste à embaucher un assistant ou un responsable comptable pour toute la gestion de vos opérations sur le plan comptable et financier. Mais, votre activité doit avoir déjà atteint un certain niveau de chiffre d’affaires pour se permettre un tel recrutement.

Actuellement, vous pouvez rechercher une personne qui a réalisé une formation comme :

• un BUT (bachelor universitaire de technologie) gestion comptable fiscale et financière ;
• une licence de gestion ou finance, à l’issue d’un bac STMG option gestion finance ;
• un BTS GEA (gestion des entreprises et des administrations) ;
• un BTS comptabilité et gestion.

Comment déléguer des tâches comptables et financières à des professionnels spécialisés ?

L’autre solution, voire même en complément de vos ressources internes, revient à faire appel à un professionnel extérieur à l’entreprise. Le cabinet d’expertise comptable vous procure la plupart de ces services. Si vous ne disposez pas de comptable capable de finaliser les états financiers et les déclarations fiscales, le recours à un expert-comptable est d’ailleurs obligatoire.

Vous pouvez aussi vous faire aider d’un assistant appelé office manager pour toutes les tâches administratives et de pré-comptabilité. Il a l’interdiction toutefois d’établir les comptes de l’entreprise.

Enfin, le directeur administratif et financier (DAF) à temps partagé peut compléter vos ressources quelques heures par mois. Il vous accompagne pour analyser vos documents et reportings. Il construit vos prévisions budgétaires, un business plan, un plan de financement, etc. Il ne peut pas non plus établir les comptes lui-même. Certains experts-comptables proposent aussi de telles missions de DAF externe.

Quel logiciel de gestion et comptabilité adopter pour une petite entreprise ?

L’autre axe d’une bonne organisation comptable et financière, ce sont les outils. Pour les petites entreprises, aujourd’hui, le marché du logiciel offre de multiples solutions.

Avec la digitalisation de la comptabilité, c’est la possibilité de disposer de fonctionnalités similaires à celles utilisées par des structures plus grandes. En outre, cela devient accessible, sans gestionnaire comptable en interne ou sans formation professionnelle dans ce domaine.