Sous-traitance de la paie chez l'expert-comptable : critères de choix

Développer le pôle social de votre cabinet suppose d’élargir l’offre de missions aux clients existants. Et, cela exige aussi de convaincre d’autres entreprises de franchir le pas de l’externalisation. Or, choisir la sous-traitance de la paie auprès d’un expert-comptable peut représenter une décision complexe pour de nombreux entrepreneurs. Nous avons préparé une liste de critères d’analyse et d’arguments à examiner avec chacun d’entre eux pour les aider à décider.

Sous-traitance de la paie auprès d’un expert-comptable : une décision parfois complexe en TPE ou PME

Le chef d’entreprise qui dirige une petite équipe de collaborateurs éprouve parfois des difficultés à déléguer et à décider s’il doit externaliser la paie ou pas. Voici des craintes qui surgissent au moment de franchir le pas.

Un manque de confiance face à la confidentialité des données de paie

S’il existe un sujet sensible dans les entreprises, c‘est bien l’univers de la paie. Ces informations nominatives sont rarement partagées. L’entrepreneur souhaite maintenir la confidentialité absolue sur :

• les données variables de paie collectées ;
• les bulletins de salaire ;
• les déclarations sociales ;
• les prélèvements à la source, etc.

Ce dirigeant a besoin d’être rassuré sur le partenaire envisagé. Il cherche à travailler en toute confiance, notamment sur le plan des outils et de leur sécurité.

Des hésitations entre les différentes prestations envisageables pour sous-traiter les RH

Divers intervenants spécialisés en sous-traitance de la paie, experts-comptables ou pas, sollicitent parfois l’entrepreneur de TPE ou PME. Lequel retenir ? Est-ce une moindre maîtrise d’un sujet crucial sur le plan des RH ? Quelle pérennité offre ce type de prestataires ? Cette externalisation crée-t-elle une forme de dépendance pour le dirigeant ? Voilà autant de questions qui peuvent les faire hésiter.

Un sentiment que le coût de la fiche de paie sous-traitée reste prohibitif pour la TPE

Les sous-traitants en paie, dont les experts-comptables, communiquent sur leurs prestations avec notamment le coût par bulletin de salaire. Le dirigeant de la TPE ou de la PME a vite fait de réaliser le calcul du coût mensuel en fonction de son effectif. Et il s’interroge sur cette dépense. Il préfère parfois continuer lui-même, même sans logiciel de paie professionnel.

Il lui manque la vision du risque que représente une gestion de la paie aussi peu professionnelle, surtout si des désaccords surgissent avec des salariés. Pourtant, comparativement à l’embauche d’un spécialiste de la paie, le prix de la sous-traitance reste bien modeste.

Experts-comptables, ne subissez plus le social, structurez-le !

Téléchargez gratuitement notre livre blanc pour construire votre stratégie et prendre les bonnes décisions pour votre cabinet.

Télécharger

#1 - Aider vos clients à comprendre en quoi consiste une gestion de la paie externalisée

Le premier conseil que nous pouvons émettre est d’expliquer le concept d’externalisation de la paie. Plus largement, détaillez ce qu’un pôle social en cabinet peut proposer. Prenez le temps de lister les prestations que les gestionnaires de paie réalisent :

• collecte des données variables de paie, lancement du calcul et édition des bulletins ;
• établissement des déclarations sociales (DSN) et gestion des relations avec les organismes sociaux ;
• suivi des effectifs, avec les mouvements, entrées et sorties, avec les déclarations préalables à l’embauche et préparation des soldes de tout compte ;
• appui juridique, tant pour les aspects contrats de travail que les accords d’entreprise, par exemple ;
• suivi des absences, congés comme arrêts maladie, ainsi que les indemnités journalières ;
• assistance en cas de contrôle fiscal, Urssaf, etc. ;
• fiscalité et optimisation de la rémunération du dirigeant ;
• etc.

#2 - Souligner le besoin fort de conformité des tâches sociales

La réglementation sociale française n’a rien à envier à celle qui s‘applique en matière de droit fiscal. Pour une structure de taille modeste, le processus de paie peut vite devenir un sujet qui dépasse les compétences internes. Or, le respect des règles en matière sociale s’impose si l’entrepreneur veut minimiser ses risques financiers comme pénaux, sans oublier l’impact sur le capital humain.

Nul n’est censé ignorer la loi. Mais, en matière de ressources humaines, les textes s’avèrent particulièrement complexes pour le dirigeant de TPE. Les risques induits par la non-conformité méritent de lui être rappelés s’il hésite à sous-traiter la paie.

#3 - Mettre en avant le temps gagné grâce à la sous-traitance RH

Non seulement le chef d'entreprise possède rarement les connaissances pour établir la paie sans risque, mais, en plus, il ne dispose pas du temps nécessaire. En outre, le traitement des bulletins de salaire et des déclarations sociales est tout sauf inné pour cet entrepreneur. Il consacre souvent bien plus d’heures que souhaité pour la production des fiches de paie mensuelles, sans oublier la DSN.

Et, surtout, il perd son énergie dans une tâche où des spécialistes vont tellement plus vite, et pour une qualité du travail nettement supérieure. N’hésitez pas à mettre en avant les bénéfices induits par le recours à un prestataire dont cette activité constitue le métier quotidien.

#4 - Évoquer la complexité qui exige de l’expertise et de la veille sociale

Non seulement la gestion de la paie reste une affaire de spécialistes, comme les experts-comptables, mais la matière s’avère souvent mouvante. Le droit du travail évolue régulièrement, tant au niveau du Code du travail que de la Sécurité sociale. Comme le dit l’adage « nul n’est censé ignorer la loi ».

Or, dans le cas présent, établir les bulletins de salaire d’une entreprise exige de surveiller en permanence la réglementation sociale en vigueur. Aucun entrepreneur ne peut de façon efficace exercer cette surveillance permanente de la législation sociale, l'interpréter et paramétrer correctement le calcul de la paie. En outre, toutes ces tâches restent bien éloignées de la gestion de son activité courante, ce qui l’handicape dans la réactivité nécessaire pour la mise en place des changements réglementaires.

#5 - Donner des exemples de conseils apportés par les experts-comptables dans le domaine des RH

Pour aider l’entrepreneur à décider ou non d'externaliser la paie de sa société, pensez aussi à élargir le service possible au-delà de l'établissement des seuls bulletins de salaire et des DSN. La gestion des RH comporte de nombreux autres volets périphériques. C’est bien plus efficace de concentrer tous ces aspects dans les mains d’un seul spécialiste quand l’effectif salarié reste modeste.

L’entreprise n’a pas la taille critique qui lui permettrait de recruter un responsable RH à plein temps ? Mieux vaut recourir à une sous-traitance de la paie chez un expert-comptable. Ainsi, le dirigeant bénéficie des conseils des spécialistes du pôle social, et sans surcoût. En outre, il paie cette prestation seulement quand il a besoin de conseils ponctuels pointus, en dehors de l’établissement récurrent de la paie.

#6 - Aider le dirigeant à définir le périmètre de l’externalisation de la paie

Plus l’entreprise est petite, plus le besoin d’accompagnement s’avère important, par manque de compétences et ressources internes. Un dirigeant de TPE peut ainsi adopter une sous-traitance complète de la fonction RH : paie, déclarations, suivi des contrats de travail, DPAE, appui en cas de sortie de l’effectif, etc.

D’un autre côté, plus la structure comporte un effectif salarié élevé, plus l’entrepreneur peut rechercher des services complémentaires à la seule gestion de la paie. Il dispose peut-être même d’un responsable de la paie en CDI, mais pas d’expert en ressources humaines. Une telle situation peut conduire le dirigeant à retenir seulement les missions d’accompagnement sur ces aspects pilotage. Gestion des carrières, entretiens annuels, recrutement, plan de formation, etc., voilà des domaines où le cabinet peut venir en appui partiel.

#7 - Démontrer pourquoi le cabinet d’expertise comptable représente la meilleure solution de sous-traitance

Voici des atouts à mettre en avant auprès des dirigeants s’ils hésitent à confier la paie à votre cabinet d’expertise comptable :

• expérience confirmée avec un pôle social en place depuis x années ;
• lettres de missions signées avec des sociétés du même secteur d’activité, soit avec la même convention collective ;
• une spécialisation qui facilite la maîtrise de la réglementation et la réalisation d‘une veille sociale sérieuse ;
• exemples de sous-traitance de la paie pour des structures de tailles similaires ;
• continuité de service si le cabinet d’expertise comptable réalise aussi la tenue des comptes (intégration automatique des journaux de paie en comptabilité) ;
• prestataire qui garantit confidentialité et sécurité pour toutes les données traitées ;
• équipement en logiciels spécialisés pour toute la sphère RH, avec des fonctionnalités collaboratives, comme le propose Agiris.

#8 - Expliquer le transfert de responsabilité chez le sous-traitant

D’une part, confier la paie de sa société à un spécialiste comme son expert-comptable permet de supprimer les risques de l’entrepreneur dûs à son incompétence. En outre, la lettre de mission signée par le client et le cabinet détaille les obligations qui incombent à chaque partie. Rappelez à chaque client que l’expert-comptable dispose d’une obligation de moyens. Seuls les manquements dans ce domaine lui sont imputables.

En cas de paies ou de DSN erronées, le sous-traitant en assume les conséquences. Toutefois, si l’anomalie provient d’une donnée fausse communiquée par le client, ce dernier en porte la responsabilité. Expliquez aux dirigeants que le soin apporté à préparer les lettres de mission leur garantit la meilleure efficacité et le meilleur transfert de risques. Par exemple, si l’entrepreneur se limite à une externalisation partielle des tâches RH, mentionnez aussi dans la lettre les aspects non sous-traités.

Confier la gestion de la paie et des DSN à un sous-traitant : un ROI souvent gagnant

Cette démarche peut sembler difficile pour un dirigeant d’entreprise. Pourtant, mieux vaut sauter le pas pour de bonnes raisons plutôt que d'attendre un contrôle Urssaf qui se passe mal pour appeler à l’aide. La sérénité qu’apporte un expert-comptable avec une équipe de spécialistes dans son pôle social n’a pas de prix. L’entrepreneur peut se consacrer davantage au cœur de son métier et non pas à des tâches administratives complexes et risquées. Il évite aussi les amendes et redressements divers, ce qui contribue à obtenir un retour sur investissement concret. Agiris contribue à rendre la gestion de la paie et des RH plus simple et conforme, sous une forme qui associe entreprises et cabinets comptables. Découvrez et choisissez vos solutions Agiris pour le domaine social : ISAPAYE CONNECT, EPAYE, Ecollaboratrice, PRÉVISIONNEL IFC et COT’TNS.