Gestion des immobilisations : règles et organisation

Tenir sa comptabilité en TPE, c‘est aussi s’occuper de ses immobilisations. C’est intéressant de comprendre ce concept et de savoir distinguer une dépense immobilisable d’une charge d’exploitation. C’est la base, mais la gestion des immobilisations dépasse le mode de comptabilisation et d’amortissement. C’est tout l’objet de cet article qui vous explique l’utilité d'un tel pilotage, les tâches à organiser et la manière de s’y prendre.

À quoi sert la gestion des immobilisations dans une entreprise ?

Vous pensiez que gérer les immobilisations signifiait seulement savoir les comptabiliser, puis calculer les amortissements et les saisir en comptabilité ? C’est une partie du travail incontournable dans toute entreprise, mais ce n’est pas suffisant.

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En tant que dirigeant de TPE/PME, maîtriser sa comptabilité, c'est gagner en sérénité. Ce guide vous donne les clés pour une gestion durable et efficace. 

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Rappel : définition des immobilisations comptables

Comme expliqué dans l’article sur l’immobilisation comptable, la première chose à comprendre pour une gestion simple, c’est le vocabulaire. Le terme immobilisation correspond à un bien détenu par l’entreprise de façon durable et enregistré en haut de l’actif du bilan. Un tel bien, immatériel (incorporel), matériel (corporel) ou financier s’oppose donc à la charge d’exploitation qui se consomme rapidement.

L’autre mot qui va de pair avec la notion d’actif immobilisé, c’est l’amortissement. Afin d’étaler la charge au compte de résultat, l’entreprise répartit le coût d’acquisition sur plusieurs années. Les montants déjà amortis sur les exercices passés figurent aussi à l’actif du bilan. Toutes les lignes du bilan comportent de nombreuses immobilisations. Le détail se trouve dans un autre logiciel ou module.

Quels sont les objectifs généraux d’une gestion d’immobilisations ?

La bonne gestion des actifs immobilisés poursuit plusieurs objectifs, bien au-delà du simple enregistrement comptable dans un logiciel :

• définir les règles pour investir dans l’entreprise, quel que soit le motif (développement, innovation, remplacement, sécurité, etc.) ;
• suivre les matériels, équipements, logiciels, biens immobiliers et mobiliers, cela tout au long de leur vie ;
• vérifier périodiquement et physiquement l’état du parc d’immobilisations ;
• respecter la réglementation en matière d’actifs immobilisés, notamment les règles d’amortissement.

Que comportent les tâches d’un gestionnaire des immobilisations ?

Dans les grandes entreprises, un gestionnaire des immobilisations réalise tout le suivi du parc et des différentes actions, hors comptabilité. Il maintient le fichier des immobilisations et effectue tout le travail autour. Dans une TPE, c’est souvent le dirigeant conjointement avec son cabinet comptable qui prend tout cela en charge.

Comment surveiller le cycle de vie des actifs avec son fichier des immobilisations ?

Le fichier des immobilisations donne le détail de chaque ligne synthétique du bilan comptable : les logiciels, les terrains, les constructions, les équipements et outillages, etc. Chaque immobilisation acquise correspond à une fiche dans le système informatique. Elle comporte de nombreuses informations :

• montant hors taxe de l’investissement ;
• nom du fournisseur, date et référence de la facture ;
• date de mise en service du bien ;
• mode et durée d’amortissement ;
• en cas de vente, date et montant de la cession ;
• en cas de mise au rebut, date et justification.

Cette fiche d’immobilisation sert donc à paramétrer dans l’outil le calcul des dotations aux amortissements pendant toute la durée prévue. De la même manière, lors d’une vente ou d’une mise au rebut d’un actif immobilisé, le gestionnaire inscrit le mouvement dans le fichier. La sortie est effective, mais la fiche perdure et garde la traçabilité de toutes les opérations historiques.

Comment gérer l’amortissement comptable d’une immobilisation ?

Les entreprises n’ont pas la liberté de choisir comme elles le souhaitent la durée sur laquelle elles étalent le coût d’acquisition des immobilisations dans leurs charges d’exploitation. Des règles et usages comptables procurent des fourchettes de durées par type de bien. L’objectif est de rester dans une réalité économique, par rapport à la durée d’utilisation moyenne.

En effet, amortir trop vite dégraderait le bénéfice et donc les capitaux. Amortir trop lentement peut aussi donner une image du patrimoine peu fidèle à la réalité. En outre, ces choix ont des conséquences fiscales que le gestionnaire doit également maîtriser. Or, ces réflexions doivent intervenir en amont de l’établissement de la liasse comptable. C’est une des complexités d’une bonne gestion des immobilisations.

Pourquoi rapprocher le fichier des immobilisations et la comptabilité ?

Vous l’aurez compris, la gestion des immobilisations s’effectue en grande partie dans un système annexe à la comptabilité. Tous les mouvements intervenus y figurent, ainsi que tous les montants qui doivent faire l’objet d’une écriture comptable.

Les comptes d’immobilisation au bilan sont détaillés dans la balance comptable comme dans le grand-livre. Toutefois, ce détail ne descend pas à l’immobilisation unitaire. C’est pourquoi toute entreprise doit s’assurer en permanence que les montants comptabilisés restent conformes à ceux du système de gestion des immobilisations. Ce contrôle doit se réaliser au minimum lors de chaque clôture comptable. Un tel état de rapprochement avec la comptabilité fait partie des bonnes pratiques pour tout gestionnaire.

Que comportent les procédures écrites pour la gestion des actifs immobilisés ?

C’est un des autres axes de la gestion des immobilisations : définir les règles et usages dans l’entreprise, tant pour acquérir, amortir, inventorier, céder que pour mettre au rebut chaque actif immobilisé. Ce type de dépense concerne des biens incorporels, corporels ou financiers, destinés à perdurer. C’est donc logique d’encadrer leur fonctionnement.

Par exemple :

• Un tel achat suppose une autorisation préalable, ainsi qu’une ligne prévue dans un budget.
• Cette procédure écrite interdit généralement l’achat d’une immobilisation sur une note de frais saisie en comptabilité.

Qu’est-ce que l’inventaire physique des immobilisations ?

Le Code de commerce définit l’obligation d’inventaire. Tout commerçant doit inventorier chaque année ses biens, dont les immobilisations et les stocks qui figurent en comptabilité.

Pour les actifs immobilisés, les grandes entreprises procèdent souvent par inventaire tournant. Elles vérifient donc la présence physique et l’état de chaque immobilisation pour une classe de comptes ou pour un site, afin d’effectuer tout le contrôle sur douze mois. Les plus petites structures, dont les TPE, peuvent plus aisément réaliser cet inventaire à la clôture de l’exercice.

Des logiciels existent pour faciliter ce travail (code-barre, puce RFID, etc.), comme pour des stocks, à condition d’avoir bien étiqueté chaque immobilisation à l’achat. Dans tous les cas, cela suppose d’affecter des ressources dans la société pour de telles pratiques d’inventaire. Certaines entreprises, avec, par exemple, de nombreux sites ou magasins, recourent à des tiers, souvent des experts du processus.

À l’issue des travaux de vérification physique, l’inventaire conduit à un traitement ou ajustement comptable, par exemple pour des éléments mis au rebut. C’est également le cas si des événements sont venus dégrader la valeur du bien, par exemple, au-delà de l’usure prévue dans le tableau d’amortissement. La société peut alors enregistrer une dotation exceptionnelle aux amortissements. Pour une classe d’actifs non amortissable comme les terrains, elle peut aussi doter une provision pour dépréciation du bien concerné.

Comptabilité : les bonnes pratiques pour durer

Immobilisations, trésorerie, obligations fiscales… Ce guide vous accompagne pas à pas pour structurer votre comptabilité et sécuriser votre activité sur le long terme. 

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Immobilisation comptable ou achat en crédit-bail : comment choisir ?

C’est un autre volet du pilotage des immobilisations. Décider d’investir avec de l’acquisition ou du crédit-bail fait partie d'une démarche d’optimisation financière. C’est donc une question de financement.

Le crédit-bail engage la société, mais cela correspond à une faible sortie d’argent à la signature du contrat. Si l’option d’achat est levée, le bien se comptabilisera alors dans l’actif immobilisé. Mais, un tel processus n’alourdit pas l’endettement comptable au bilan. L’entreprise ne recourt pas à des ressources bancaires, comme un emprunt moyen ou long terme.

Pour bien examiner les avantages et inconvénients de chaque modèle, échangez avec des experts-comptables. Ils sauront prendre en compte tous les éléments du problème au regard de votre situation financière.

Comment construire son budget d’investissement et son plan de financement ?

Piloter les immobilisations suppose aussi d’anticiper, d’analyser et de budgéter. Il ne s’agit pas ici d’utiliser les ressources financières de l’entreprise pour une petite dépense ou un achat courant d’exploitation. Les immobilisations grèvent la finance pour un long moment. Elles exigent donc de la réflexion et de la priorisation. C’est tout l’objet d’un budget d’investissement établi à la fin d’un exercice comptable avant le suivant.

De telles pratiques relèvent de la bonne gestion. Elles permettent de bien identifier les coûts d’acquisition, de comparer plusieurs chiffrages et devis. Elles comportent une évaluation du retour sur investissement (ROI) pour chaque immobilisation budgétée. Elles conduisent à arbitrer entre plusieurs immobilisations, afin d’optimiser l’utilisation des fonds et de prioriser.

Comment s’organiser pour gérer correctement ses immobilisations en TPE ou en PME ?

Toutes ces tâches, avant le passage d‘une écriture comptable avec TVA pour une immobilisation, jusqu’à la mise au rebut ou la vente du bien, demandent du temps et des ressources expérimentées. S’équiper d’un outil de gestion des immobilisations facilite le travail et les échanges avec son expert-comptable.

Choisir une solution de gestion des immobilisations et des amortissements connectée à son logiciel comptable

Imaginez de réaliser cela sur Excel si votre entreprise détient de nombreuses immobilisations, réparties parfois sur plusieurs sites de production ou plusieurs magasins ! Un logiciel comme bobbee by Agiris répond à ce besoin d’organisation comptable, fiscale et financière. C’est une plateforme pour tous vos besoins de pilotage. Elle est connectée à votre cabinet. Elle comporte toutes les règles comptables qui peuvent s’automatiser, notamment le plan de comptes, ainsi que l'identification des biens non amortissables.

Voici quelques visuels de ce que l’outil vous propose :

Menu « immobilisation » du logiciel bobbee by Agiris : 

 Vous cliquez sur une écriture d’acquisition :

 Et vous obtenez le détail de la fiche d’immobilisation et son plan d’amortissement : 

Communiquer avec son expert-comptable sur tous les sujets relatifs aux actifs immobilisés de l’entreprise

L’autre conseil organisationnel que nous émettons concerne le besoin de compétences techniques, comptables, fiscales comme financières. Même si le logiciel de gestion des immobilisations comporte des règles et un cadre qui vous guide, mieux vaut aussi confier la supervision à un expert-comptable. N’oubliez pas que de telles dépenses impactent en effet la fiscalité, mais également la trésorerie de la société. Une plateforme collaborative comme bobbee by Agiris vous facilite cet échange au quotidien.

Bobbee by Agiris, la plateforme collaborative pour gérer aussi les immobilisations

Les échanges avec un spécialiste de la finance d’entreprise, en amont d’un investissement, vous aident à identifier les bons choix. Plus vous anticipez et communiquez avec votre cabinet, plus il peut vous orienter dans vos décisions. En effet, ce serait dommage qu’il découvre des dépenses d’investissement mal gérées en fin d’exercice, dans le logiciel pour la production du bilan comptable. Avec bobbee by Agiris, le mode collaboratif évite ce genre de mauvaises surprises à l’entrepreneur. C’est une manière aussi de respecter davantage vos obligations comptables de TPE. Pour comprendre comment fonctionne notre logiciel pour TPE, téléchargez ici la plaquette.