Comment simplifier l'enregistrement comptable dans un logiciel ?

Si vous dirigez une entreprise, vous connaissez l’importance de tenir une comptabilité, y compris si cela ne vous transporte pas de joie. L’enregistrement comptable dans un logiciel s’est pourtant simplifié et démocratisé, même sans formation. Si vous adoptez le bon logiciel de comptabilité, partagé avec votre cabinet, la comptabilisation devient en grande partie automatique. Même si vous ne maîtrisez pas sur le bout des doigts votre plan comptable général !

Enregistrement comptable dans le logiciel : de quoi parle-t-on exactement ?

Enregistrer les données dans un logiciel comptable ne peut pas se comparer au fait d’annoter des informations dans un cahier, même s’il est question ici de journal. La comptabilité est une matière strictement réglementée.

67 % des TPE/PME ont un logiciel de comptabilité. Mais combien l'utilisent vraiment pour piloter ?

Saisir ses écritures, c'est bien. Piloter son entreprise grâce à elles, c'est mieux. Ce guide vous montre comment franchir le cap.

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Définition d’un enregistrement comptable informatique

Le fait d’enregistrer une information dans un logiciel de comptabilité signifie inscrire chaque transaction financière (achat, vente, encaissement et décaissement) de façon légale et indélébile dans un registre appelé journal.

Conformément aux obligations qui s’imposent aux entreprises, un tel journal comporte donc tous les enregistrements chronologiques au cours de l’exercice comptable. Ces écritures se classent dans des journaux thématiques : le journal des achats, des ventes, des salaires, de banque, de caisse, etc.

La notion d’écriture constitue un synonyme de l’enregistrement comptable. Selon le principe de la comptabilité en partie double, chaque écriture comprend au minimum un montant au débit d’un compte et un autre au crédit d’un autre compte.

Les règles pour enregistrer les écritures en comptabilité : suivre le PCG 

Les enregistrements dans la comptabilité doivent respecter des règles strictes définies dans chaque pays. En France, le plan comptable général (PCG) fixe les comptes et classes de comptes à utiliser. Il précise les méthodes d’évaluation et de présentation du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. La dernière version de ce plan date de la loi sur la modernisation des états financiers. Elle s'applique obligatoirement à tous les exercices comptables ouverts depuis le 1er janvier 2025.

 Exemple de connaissances pour enregistrer en comptabilité un logiciel 

Voici un cas de comptabilisation qui peut comporter deux possibilités différentes pour l’enregistrement comptable d’un logiciel, selon qu'il est acquis ou loué.

Comptabilisation d’un logiciel acheté (immobilisation et amortissement)

Un logiciel est un actif durable. Il doit donc se comptabiliser dans les immobilisations comptables, à l’actif du bilan. Voici le compte d’immobilisation incorporelle à utiliser : « 205 - Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, solutions informatiques, droits et valeurs similaires ».

L’écriture consiste à enregistrer :

• le montant hors taxes de la facture au débit de ce compte 205 :
• la TVA déductible au débit du compte 44562 ;
• le TTC au crédit du compte fournisseur 401.

Ce logiciel n’entre donc pas directement en comptabilité au compte de résultat. Comme la plupart des immobilisations, il fait ensuite l’objet d’un étalement en charges, grâce au principe des amortissements comptables. La durée retenue varie entre 1 et 3 ans généralement, car ce type d’outil présente souvent une obsolescence rapide. Pour des gros logiciels, progiciels ou ERP (Enterprise Resource Planning), vous pouvez aller jusqu’à 5 à 7 ans.

Comptabilisation d’un abonnement SaaS à un logiciel

L’abonnement permet d’exploiter une licence informatique, par exemple, sans devoir l’acheter. Ce nouveau mode de fonctionnement se développe. Pour comptabiliser les factures d’abonnement de ce type, vous utilisez généralement :

• le compte « 613 - locations » au débit pour le montant hors taxes ;
• la TVA déductible au débit du compte 44566 ;
• et le crédit du compte fournisseur 401 pour le montant TTC de la facture périodique.

Comment gérer la comptabilisation des écritures dans le logiciel comptable sans être expert en comptabilité ?

 Si vous ne pouvez pas complètement établir seul votre comptabilité, surtout sans formation, vous pouvez toutefois traiter de nombreux enregistrements au fil de l'eau toute l’année. Et, même sans saisir les factures, vos actions peuvent conduire à automatiser leur comptabilisation ou à intégrer les notes de frais en comptabilité. On vous explique ! 

Les systèmes de pré-comptabilité pour l’enregistrement automatique des factures

Autrefois, celui qui réalisait des enregistrements comptables dans le logiciel devait connaître son plan comptable et le sens des écritures, débit et crédit. Cela demandait l’acquisition des principes comptables au travers d’une formation minimale. Désormais, les logiciels de pré-comptabilité rendent accessibles des tâches en amont de l’enregistrement et sans connaissances spécifiques. Ces outils servent à valider des factures au format numérique et demain électronique ainsi que tout justificatif ou notes de frais.

L’utilisation par ces logiciels de la technique d’intelligence artificielle, appelée machine learning, permet d’automatiser la saisie comptable. La machine reproduit les schémas d’écriture qu’elle analyse dans le reste de la comptabilité. Elle repère sur la pièce comptable les informations qui lui servent à comprendre le contenu afin de l’imputer correctement en comptabilité.

L’intégration automatique des flux bancaires dans le logiciel comptable

Les logiciels comptables actuels offrent la possibilité de collecter automatiquement les données bancaires. Diverses méthodes existent : protocole EBICS, web-scraping, API bancaire, sans oublier le traditionnel import manuel. Rien de plus simple désormais pour disposer d’informations à jour en comptabilité et suivre sa trésorerie de près. Avec ces outils, vous évitez la saisie manuelle des écritures, ce qui vous facilite grandement la vie. Il vous reste ensuite à lancer le lettrage comptable automatique des comptes clients ou l’état de rapprochement bancaire en comptabilité.

L’appui du cabinet d’expertise comptable pour clôturer les comptes et établir la liasse fiscale

Entrepreneur, vous n’êtes pas un spécialiste de la comptabilité en général. La collaboration avec un cabinet d’expertise comptable peut s’effectuer sous plusieurs formes.

Soit, vous disposez de ressources internes pour la tenue comptable tout au long de l’année. Dans ce cas, vous confiez à un cabinet une mission de révision des comptes. Elle comporte aussi l’établissement du bilan ainsi que la réalisation de la liasse comptable et des déclarations fiscales.

Soit, vous sous-traitez tout le dossier à l’expert-comptable, en dehors des opérations de pré-comptabilité. Dans tous les cas, vous collaborez toute l’année afin de disposer d’une comptabilité à jour et conforme à vos obligations.

Les dirigeants qui pilotent leurs chiffres prennent de meilleures décisions.

Ne subissez plus votre comptabilité : utilisez-la. Ce guide vous donne les clés pour faire de vos données comptables un vrai avantage concurrentiel.

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Comment AGIRIS aide les TPE à enregistrer leur comptabilité dans des logiciels collaboratifs

Chez AGIRIS, notre métier consiste à procurer des logiciels de gestion aux TPE et PME ainsi qu’aux experts-comptables.

Une gamme de logiciels de comptabilité pour tous les besoins

Nous proposons des solutions de comptabilisation adaptées aux besoins de chacun et sous forme d’abonnements SaaS. Notre gamme de logiciels comporte toutes les fonctionnalités, tant pour comptabiliser chaque pièce en pré-comptabilité que pour produire les états financiers annuels et les liasses fiscales.

ISACOMPTA, le logiciel collaboratif pour la production comptable, fiscale et financière

Cet outil déjà prêt pour la facture électronique propose des assistants pour vos métiers, qu’il s’agisse de la gestion des stocks en comptabilité ou des déclarations de TVA.

Il intègre aussi l’IA, notamment au niveau de l’automatisation de la saisie avec AMICOMPTA. Il contient du scraping bancaire pour intégrer les écritures de banque en automatique en comptabilité.

Des tableaux de bord sont disponibles, par exemple, pour suivre sa trésorerie en temps réel. ISACOMPTA comporte aussi l’évaluation des prix de revient, afin de bien caler vos tarifs de vente et estimer vos marges.

AMICOMPTA, l’outil IA d’AGIRIS associé à ISACOMPTA pour vous faire gagner du temps

Avec AMICOMPTA, l’entrepreneur automatise l'enregistrement comptable dans le logiciel de comptabilité ISACOMPTA. Avec cet outil, vous oubliez la corvée de la saisie des factures. Ce logiciel vous propose des schémas d’enregistrement que vous validez pour une intégration automatique dans la comptabilité. Vous consultez les pièces et les retrouvez aisément à partir de l’écriture dans tout compte.

eFacture, la plateforme agréée d’AGIRIS pour la facture électronique

AGIRIS vous propose en collaboration avec sa filiale ®Cecurity, une plateforme agréée (PA ou ex-PDP) afin de gérer tous les flux, tant pour le e-invoicing que le e-reporting. Non seulement vous gagnez du temps et de l’argent, mais vous avez l’assurance de travailler en conformité avec la réglementation fiscale. En plus, eFacture contribue à automatiser vos enregistrements comptables, car la plateforme transmet automatiquement les factures validées à AMICOMPTA afin de les intégrer dans ISACOMPTA.

bobbee by AGIRIS

bobbee by AGIRIS est un de nos logiciels collaboratifs. Solution tout-en-un pour la coproduction comptable conjointement à votre expert-comptable, c’est aussi un logiciel pour piloter votre activité au quotidien. Tableaux de bord, facturation et établissement de devis, construction de prévisions de trésorerie, clôture comptable, etc., bobbee comporte toutes ces fonctionnalités.

AGIRIS, une offre d’outils de comptabilité complémentaires pour se recentrer sur l’essentiel

L’acquisition d’un logiciel pour son bilan comptable, ou un abonnement SaaS, vous apporte aujourd’hui bien plus de fonctionnalités. L’enregistrement des écritures dans la comptabilité devient automatique grâce au mode collaboratif associé à l’IA (machine learning).

Ces services en ligne vous permettent de participer de manière active au travail de pré-comptabilité, sans maîtriser le PCG sur le bout des doigts. Et en retour, vous pouvez consulter en temps réel vos comptes, surveiller la trésorerie ou les factures clients qui arrivent à échéance. AGIRIS vous offre tous ces types d’outils. Envie de découvrir davantage nos solutions ? Nous vous proposons d’en parler à un de nos experts.